Akteneinlagerung
 

Wer selbstständig ist und eine Firma oder ein Geschäft betreibt, der muss sich natürlich an gesetzliche Vorschriften zur Aktenaufbewahrung halten. So müssen alle geschäftsrelevanten Akten für zehn Jahre aufbewahrt werden. Das heißt, also eine Akteneinlagerung wird notwendig. Selbst bei recht kleinen Firmen können da wirklich große Aktenberge anfallen, die man nicht einfach so in einem Ordner aufheben kann. Die Dokumente würden manchmal wohl ganze Hallen füllen und müsste man auf einzelne Akten zugreifen, wäre das ein riesiger Aufwand. Einfacher und übersichtlicher ist eine elektronische Akteneinlagerung.

 

Es gibt verschiedene Möglichkeiten seine Akten sicher aufzubewahren. Es haben sich beispielsweise viele Firmen mittlerweile darauf spezialisiert, Akten von Unternehmen zu lagern und zu archivieren. Hierbei fällt dann auch oft der Begriff Workflow Management. Bei diesem Prozess werden alle Geschäftsprozesse automatisiert und dies mithilfe von IT – Systemen. Dadurch sollen Arbeitsprozesse vereinheitlicht und die Qualität von Arbeitsabläufen verbessert werden. Auch sollen sie vereinheitlicht und transparenter gemacht werden. Das ist dann auch wieder beim Thema Akteneinlagerung wichtig. Denn nur wenn die dazu nötigen Arbeitsprozesse in einem Unternehmen einheitlich sind, macht es Sinn, Daten digital zu speichern. So kann man jederzeit wieder darauf zurückgreifen und das von allen Seiten des Unternehmens her, da jeder den gleichen Abspeicherungsprozess genutzt hat. Jedes Unternehmen kann seine Daten und Dokumente natürlich selbst speichern oder eben ein anderes Unternehmen beauftragen.

 

Firmen, welche sich auf die Akteneinlagerung spezialisiert haben, bieten ihren Kunden auch das Vernichten der Akten nach der 10 Jahresfrist an. Während Papierakten durch den Aktenvernichter gehen, können elektronische Medien in den meisten Fällen gelöscht und dann wiederverwendet werden. Das spart Ressourcen und auch Kosten.


 


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